De ser necesaria, la clave para administrar cada materia se entregará en las primeras semanas de comenzado el cuatrimestre al profesor a cargo de la misma. En el caso en que existan varias cátedras de una misma materia, los docentes a cargo deberán compartir la administración de sus cursos. En general es necesario recordar periódicamente a los alumnos lo siguiente:

• Es su obligación inscribirse (luego de cerrado el período "oficial" de inscripción, esta será reabierta por unas semanas para posibilitar la inscripción a quien no lo hubiera hecho a tiempo).
• Si deciden abandonar la materia deben cancelar su inscripción rápidamente, ya que no podrán hacerlo una vez que han sido confirmados.
• Al finalizar el cuatrimestre deben completar las encuestas docentes: esto es obligatorio para los alumnos que aprueben los TP. Si no lo hicieran en el período correspondiente, figurarán como NO-APROBADOS en las Actas de TP y sus libretas no podrán ser firmadas.

La administración de la materia lleva en general unos pocos minutos y puede realizarse con solo 2 intervenciones durante el cuatrimestre:

 Al comenzar el cuatrimestre:

• Cambiar la clave de administración por una mas segura (si recibieron una clave para la materia).
• En caso que el curso tenga varios turnos de practicas/laboratorios, y si fuera necesario, cambiar de turno a los alumnos que hayan cambiado respecto de su inscripción original.
• Confirmar a los alumnos que efectivamente esten cursando la materia. Esto es sencillo de determinar en el caso de los Laboratorios, pero no en las materias que solo tienen prácticas teóricas. En el primer caso sencillamente hay que pasar a los alumnos de la condición INSCRIPTO a CONFIRMADO o NO CURSO. En el segundo colocar a todos en la condición de CONFIRMADO.  Esto es muy importante ya que los alumnos en cualquier otra condición NO pueden completar las encuestas docentes de mitad de cuatrimestre.

Al finalizar el cuatrimestre

• Si aún no lo hubiera hecho, asegurarse que no hay NINGUN alumno en la condición de inscripto ya que esto le imposibilita completar las encuestas de fin de cuatrimestre, y por lo tanto, poder finalizar la administración.
• Cambiar a todos los alumnos a la condición APROBADO/NO-APROBADO/NO-CURSO.
• Verificar que todos los alumnos en la condición de APROBADOS han completado la encuesta docente. Se recomienda enviar un email a aquel que aún deba hacerlo.
• Una vez cumplidos los puntos anteriores deben generar las actas de Trabajos Practicos (este procedimiento es irreversible, por favor verificar antes que toda la información cargada es correcta)
• Imprimir las 3 actas (ATP-GTP-PGM), firmarlas y entregarlas en la secretaría del departamento.
• Si no aparece la opción "Emitir las Actas de TP" es porque alguno de los pasos anteriores no ha sido cumplido. En particular, si una vez finalizado el periodo de completar las encuestas algun alumno en la condición APROBADO no lo hubiera hecho, debera ser pasado a la condición de NO-APROBADO y el acta podrá ser emitida.

Como habran notado en los pasos anteriores es FUNDAMENTAL que una vez comenzado el período de encuestas docentes ningún alumno aparezca en la condicion de INSCRIPTO y que los alumnos completen las encuestas (caso contrario perderán la aprobacion del curso).